Privacy Policy – Skylensoft AI Gateway

Ultimo aggiornamento: 20 settembre 2026

1. Ambito di applicazione

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito di Skylensoft AI Gateway, piattaforma tecnologica sviluppata da Skylensoft per consentire alle aziende che utilizzano i propri software e servizi di integrare canali di comunicazione, tra cui WhatsApp Business, con funzionalità gestionali e servizi basati su intelligenza artificiale.

La presente informativa riguarda specificamente i trattamenti effettuati attraverso Skylensoft AI Gateway e integra, ove applicabile, le ulteriori informative privacy fornite dall’azienda con la quale l’utente comunica.

2. Ruoli nel trattamento dei dati

Quando un utente comunica tramite WhatsApp o altro canale con un’azienda cliente che utilizza Skylensoft AI Gateway, l’azienda cliente determina le finalità del rapporto con il proprio cliente, fornitore, collaboratore o altro interlocutore e opera, di norma, quale Titolare del trattamento per tali finalità.

Skylensoft S.r.l., nell’erogazione tecnica della piattaforma AI Gateway per conto dell’azienda cliente, può operare quale Responsabile del trattamento, sulla base degli accordi stipulati con il cliente.

Skylensoft può inoltre operare quale autonomo Titolare del trattamento per i trattamenti necessari alla gestione della propria piattaforma, alla sicurezza dei sistemi, all’amministrazione del servizio, all’adempimento di obblighi di legge e alla tutela dei propri diritti.

I ruoli effettivamente applicabili dipendono dallo specifico servizio e dal rapporto contrattuale con l’azienda cliente.

3. Dati trattati

A seconda del canale utilizzato e delle funzionalità abilitate dall’azienda cliente, Skylensoft AI Gateway può trattare:

• identificativi tecnici dell’account e del canale di comunicazione;
• numero di telefono e altri recapiti;
• nome, cognome o denominazione visualizzata;
• identificativi associati al cliente, contatto, utente, agente, fornitore o altra entità presente nel gestionale dell’azienda;
• contenuto dei messaggi inviati e ricevuti;
• data, ora, stato e metadati tecnici delle comunicazioni;
• dati necessari a verificare l’identità dell’interlocutore e ad autorizzare l’accesso a determinate informazioni o operazioni;
• informazioni aziendali o gestionali richieste dall’utente e rese disponibili dall’azienda cliente tramite i Business Tool autorizzati;
• log tecnici, dati diagnostici e informazioni necessarie alla sicurezza e al corretto funzionamento del servizio.

La piattaforma non richiede intenzionalmente l’invio di categorie particolari di dati personali, salvo che ciò sia necessario per il servizio richiesto e sia previsto e autorizzato dall’azienda Titolare del trattamento.

4. Finalità del trattamento

I dati possono essere trattati per:

• ricevere, instradare e gestire messaggi provenienti dai canali collegati;
• identificare l’interlocutore e associarlo, quando possibile, ai dati presenti nei sistemi dell’azienda cliente;
• verificare e autorizzare l’accesso a informazioni e funzionalità gestionali;
• elaborare richieste dell’utente mediante sistemi automatizzati e servizi di intelligenza artificiale;
• eseguire funzioni e Business Tool autorizzati dall’azienda cliente;
• produrre e inviare risposte all’utente;
• mantenere il contesto necessario alla gestione delle conversazioni;
• prevenire accessi non autorizzati, abusi, frodi e utilizzi impropri;
• garantire sicurezza, continuità operativa, diagnostica e manutenzione della piattaforma;
• adempiere ad obblighi normativi o richieste delle autorità competenti.

5. Basi giuridiche

La base giuridica del trattamento dipende dalla finalità perseguita e dal rapporto tra l’utente e l’azienda con cui comunica.

Quando Skylensoft opera quale Responsabile del trattamento, la base giuridica viene determinata dall’azienda cliente in qualità di Titolare.

Nei trattamenti effettuati direttamente da Skylensoft, le basi giuridiche possono comprendere l’esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, l’adempimento di obblighi legali, il legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento dei servizi e, ove necessario, il consenso dell’interessato.

6. WhatsApp Business e Meta

Quando l’azienda cliente abilita il canale WhatsApp, i messaggi e i relativi metadati transitano attraverso la WhatsApp Business Platform fornita da Meta.

Meta tratta determinati dati secondo i propri termini, accordi e informative applicabili alla WhatsApp Business Platform. L’utilizzo del canale WhatsApp comporta pertanto anche trattamenti effettuati nell’infrastruttura di Meta secondo le condizioni applicabili a tale servizio.

7. Sistemi di intelligenza artificiale

Skylensoft AI Gateway può utilizzare servizi di intelligenza artificiale per comprendere le richieste dell’utente, produrre risposte e determinare quali funzioni autorizzate siano necessarie per soddisfare la richiesta.

I dati trasmessi ai fornitori di servizi AI sono limitati, per quanto tecnicamente e funzionalmente possibile, alle informazioni necessarie all’esecuzione della richiesta e sono trattati secondo le configurazioni, gli accordi e le misure previste da Skylensoft e dall’azienda cliente.

L’accesso a dati gestionali protetti può essere subordinato a procedure di identificazione e autorizzazione indipendenti dalla semplice elaborazione linguistica effettuata dal sistema AI.

8. Destinatari e fornitori

I dati possono essere trattati, nei limiti necessari, da:

• Skylensoft e personale espressamente autorizzato;
• l’azienda cliente con cui l’utente sta comunicando;
• Meta Platforms e società coinvolte nell’erogazione della WhatsApp Business Platform;
• fornitori di servizi cloud, hosting e infrastruttura;
• fornitori di servizi di intelligenza artificiale selezionati per l’erogazione delle funzionalità abilitate;
• fornitori tecnici e soggetti che assistono Skylensoft nella gestione e sicurezza della piattaforma;
• autorità pubbliche, quando previsto dalla legge.

I fornitori che trattano dati personali per conto di Skylensoft vengono coinvolti sulla base di accordi e misure adeguate al ruolo svolto.

9. Trasferimenti internazionali

Alcuni fornitori tecnologici utilizzati dalla piattaforma possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

Quando applicabile, tali trasferimenti sono effettuati nel rispetto della normativa vigente e mediante gli strumenti previsti dal GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altre garanzie applicabili.

Ulteriori informazioni sulle garanzie applicate possono essere richieste utilizzando i recapiti indicati nella presente informativa.

10. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il periodo necessario alle finalità per cui vengono trattati, tenendo conto della configurazione e delle istruzioni dell’azienda cliente, delle esigenze tecniche e di sicurezza, degli obblighi di legge e degli eventuali termini necessari alla tutela dei diritti delle parti.

Le diverse categorie di dati, quali messaggi, conversazioni, log tecnici e dati di autorizzazione, possono essere soggette a periodi di conservazione differenti.

Quando Skylensoft opera quale Responsabile del trattamento, cancellazione e restituzione dei dati sono disciplinate anche dagli accordi e dalle istruzioni del Titolare.

11. Sicurezza

Skylensoft adotta misure tecniche e organizzative volte a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, alterazione, divulgazione o utilizzo improprio.

La piattaforma applica inoltre controlli di autenticazione, separazione tra aziende, verifica dell’identità e autorizzazione delle operazioni quando richiesto dalla natura delle informazioni trattate.

Nessun sistema informatico può tuttavia garantire un livello di sicurezza assoluto.

12. Decisioni automatizzate

Skylensoft AI Gateway utilizza sistemi automatizzati per interpretare richieste, gestire conversazioni e selezionare funzioni software.

Salvo diversa indicazione dell’azienda cliente, tali sistemi sono destinati principalmente all’assistenza e all’automazione operativa e non sono progettati per assumere autonomamente decisioni che producano effetti giuridici o analogamente significativi sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

Qualora un’azienda cliente utilizzi la piattaforma per finalità che comportino processi decisionali di tale natura, spetta al relativo Titolare fornire le ulteriori informazioni e garanzie richieste dalla normativa.

13. Diritti degli interessati

Nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, l’interessato può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati, nonché revocare il consenso quando il trattamento sia basato sul consenso.

Quando il trattamento è effettuato per conto di un’azienda cliente, la richiesta può essere indirizzata direttamente all’azienda con cui l’interessato comunica. Skylensoft collaborerà con il Titolare secondo gli obblighi applicabili.

È inoltre possibile proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

14. Richieste di cancellazione

Le richieste relative alla cancellazione dei dati trattati attraverso Skylensoft AI Gateway possono essere inviate all’azienda con cui l’utente ha intrattenuto la conversazione oppure a Skylensoft utilizzando i recapiti indicati di seguito.

La richiesta sarà gestita tenendo conto del ruolo privacy applicabile, dell’identità del richiedente, delle istruzioni dell’eventuale Titolare del trattamento e degli obblighi di conservazione previsti dalla legge.

15. Contatti

Skylensoft S.r.l.
Via Giovanni Pisano 12
59100 Prato (PO) – Italia
Email privacy: privacy@skylensoft.com

Per questioni relative a uno specifico rapporto commerciale o a una conversazione gestita tramite AI Gateway, l’interessato può inoltre rivolgersi direttamente all’azienda con cui ha comunicato.

16. Modifiche alla presente informativa

Skylensoft può aggiornare periodicamente la presente informativa per riflettere modifiche normative, organizzative o tecniche della piattaforma.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina con indicazione della data di ultimo aggiornamento.